Wie erstellt man einen digitalen Inspektionsbericht? Schritt-für-Schritt-Anleitung

In den schnelllebigen Branchen von heute, wie Logistik, Flottenmanagement, Bauwesen und Qualitätskontrolle, ist die Umstellung von papierbasierten Inspektionen auf digitale Lösungen ein Muss. Manuelle Inspektionen sind zeitaufwändig, fehleranfällig und eine Berichterstattung in Echtzeit ist fast unmöglich.

Emory Pro, eine führende digitale Inspektions-App, bietet eine einzige Lösung, um Inspektionsprozesse zu beschleunigen, genaue digitale Prüfberichte zu erstellen und sicherzustellen, dass Teams auch in Remote- oder Offline-Situationen produktiv bleiben. Dieses Handbuch zeigt die einzelnen Schritte zur Erstellung eines digitalen Inspektionsberichts mit Emory Pro und die daraus resultierenden Änderungen der Inspektionsabläufe.

Warum sind digitale Inspektionsberichte unverzichtbar?

Die Umstellung auf digitale Prüfberichte macht den Arbeitsablauf schneller und effizienter. Die Hauptgründe dafür sind:

• Genauigkeit und Konsistenz: Die automatische Datenerfassung, die Zeitstempel und die Fotoanmerkungen begrenzen menschliche Fehler.
• Zeitersparnis: Inspektoren benötigen weniger Zeit für die Erstellung von Tabellenkalkulationen oder PDF-Dateien.
• Nachvollziehbarkeit: Dank Cloud-Speicherung kann jeder Bericht geprüft und zurückverfolgt werden.
• Remote- und Offline-Arbeit: Digitale Berichte können an jedem Ort und zu jeder Zeit erstellt werden, auch wenn keine Internetverbindung besteht.

Die Verwendung einer professionellen Inspektions-Checklisten-App wie Emory Pro ist eine Möglichkeit, um die Zuverlässigkeit, Verwertbarkeit und Sicherheit der Inspektionsdaten zu gewährleisten.

Schritt 1: Richten Sie Ihr Emory Pro-Konto ein

Die Einrichtung Ihres Emory Pro-Kontos ist der erste Schritt zur effektiven Verwaltung von Inspektionen.

• Anmelden: Gehen Sie zu Emory Pro und richten Sie Ihr Konto ein.
• Organisationseinstellungen festlegen: Geben Sie die Unternehmensinformationen, Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen ein.
• Teammitglieder anfordern: Delegieren Sie Rollen wie Inspektoren, Vorgesetzte und Manager, um den Arbeitsablauf effizient zu gestalten.

Dank der Verfügbarkeit sowohl für Mobilgeräte als auch für das Internet können Ihre Teammitglieder sofort digitale Inspektionsberichte erstellen.

Schritt 2: Inspektionsformulare anpassen

Mit dem Drag-and-Drop-Builder von Emory Pro können Sie Inspektionsformulare erstellen, die speziell auf Ihre Arbeitsweise zugeschnitten sind.

• Benutzerdefinierte Felder hinzufügen: Sie können zwischen numerischen Daten, Dropdown-Menüs, Kontrollkästchen oder Freitexteingaben wählen.
• Bedingte Logik: Sie können festlegen, dass nur die für den jeweiligen Fall relevanten Felder angezeigt werden, wodurch die Anzahl der Fehler minimiert wird.
• Übersichtliche Layouts: Die Formulare können logisch strukturiert werden und sind für Inspektoren leicht und schnell auszufüllen.
• Importieren von Vorlagen: Laden Sie Ihre vorhandenen PDF-, Excel- oder Word-Formulare in Emory Pro hoch.

Mit benutzerdefinierten Inspektionsformularen können Sie Ihren Prozess standardisieren und so sicherstellen, dass alle Inspektionen gründlich und einheitlich durchgeführt werden.

Schritt 3: Führen Sie die Inspektion durch

Inspektoren führen Vor-Ort-Inspektionen schnell durch, wenn ihre Formulare vorbereitet sind:

• Wählen Sie das Inspektionsformular aus: Starten Sie die Emory Pro Mobile App und wählen Sie die entsprechende Checkliste aus.
• Informationen erfassen: Schreiben Sie die Beschreibungen der Artikel auf, scannen Sie QR-Codes oder wählen Sie die voreingestellten Optionen aus.
• Foto-Anmerkungen: Markieren, umkreisen oder schreiben Sie Notizen auf das Bild, um ein besseres Verständnis zu erzielen.
• Offline-Fähigkeit: Arbeiten Sie wie gewohnt weiter, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind; alle Daten werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Durch die Verwendung von Emory Pro können Außendienstmitarbeiter umfangreiche und genaue Daten sammeln, die umfassend und an einem einzigen Ort gespeichert sind, sodass sie nicht auf separate Instrumente zurückgreifen müssen.

Schritt 4: Erstellen Sie den digitalen Prüfbericht.

Sobald die Inspektion abgeschlossen ist, erstellt Emory Pro selbstständig einen digitalen Prüfbericht:

• Was wurde geprüft, mit Fotos und Notizen: Jedes Foto, jede Zeichnung und jeder Kommentar wird im Bericht angezeigt.
• Zeit und Metadaten: Für jeden Eintrag werden Datum, Inspektor und Ort automatisch aufgezeichnet.
• Abrufen und Teilen: Teilen Sie Berichte über das Internet oder speichern Sie sie als PDF-Dateien, um sie ohne Verbindung anzusehen.

Die automatische Erstellung von Berichten spart viel Zeit und Arbeit und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit der von den Inspektoren erstellten Aufzeichnungen.

Schritt 5: Überprüfen, analysieren und verfolgen

Digitale Berichte sind mehr als nur eine Dokumentation, sie sind Instrumente zur Analyse und Verbesserung:

• Suchen und Filtern: Schnelles Auffinden jeder Inspektion für Trendanalysen.
• Muster erkennen: Finden Sie die häufigsten Probleme und verhindern Sie, dass diese erneut auftreten.
• Verfolgung von Korrekturmaßnahmen: Aufgaben können direkt aus den Berichten heraus zugewiesen und der Fortschritt in Echtzeit überprüft werden.
• Benutzerdefinierte Dashboards: Sehen Sie sich die Inspektionen nach Ort, Abteilung oder Team an.

Durch die Verwendung von Emory Pro erhalten die Manager Erkenntnisse, mit denen sie den Betrieb effektiv optimieren, die Qualität verbessern und Ausfallzeiten reduzieren können.

Vorteile einer Inspektions-Checklisten-App

1. Effizienz: Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die manuelle Berichterstellung.
2. Genauigkeit: Durch digitale Signaturen, das Scannen von QR-Codes und Fotoanmerkungen werden Fehler erheblich reduziert.
3. Verantwortlichkeit: Alle Arten von Inspektionsdaten werden in einem sicheren Cloud-Speicherplatz gespeichert.
4. Flexibilität: Sie können weiterhin offline arbeiten; die App unterstützt mehrere Sprachen und ist mobilfreundlich.
   Datengestützte
5. Entscheidungen: Anhand historischer Daten lassen sich Trends leichter erkennen und Ressourcen sinnvoll einsetzen.

Anwendungsfälle aus der Praxis

1. Flottenmanagement: Überprüfen Sie die Fahrzeuge, notieren Sie Schäden und stellen Sie die Einhaltung von Vorschriften sicher.
2. Lagerhaltung und Logistik: Bestandsprüfung, Qualitätsverfolgung und Berichterstattung über Lagerbedingungen leicht gemacht.
3. Qualitätskontrolle in der Fertigung: Identifizieren Sie Mängel, halten Sie ISO-Standards ein und vereinfachen Sie die Produktionsberichterstattung.
4. Vor-Ort-Audits: Untersuchen Sie entfernte Standorte ohne Internetverbindung, und die Daten werden automatisch mit der Cloud synchronisiert.

Erweiterte Funktionen zur Verbesserung von Inspektionsberichten

• Foto-Doodle: Verwenden Sie Fotos, um Probleme zu erklären und hervorzuheben.
• QR-Code-Integration: Greifen Sie schnell auf die Inspektionsdetails zu und minimieren Sie Fehler.
• Digitale Signaturen: Erledigen Sie die Formalitäten, ohne die Dokumente ausdrucken zu müssen.
• API- und Excel-Integration: Lassen Sie die Arbeitsabläufe von der Maschine erledigen und verbinden Sie sich mit den anderen bereits vorhandenen Systemen.
• Mehrsprachige Unterstützung: Führen Sie Inspektionen überall auf der Welt durch, ohne mit Problemen konfrontiert zu werden.

Preispläne

• Starter: 99 € pro Monat – 50 Berichte, für kleine Teams.
• Pro: 349 € pro Monat – 200 Berichte, mittelständische Unternehmen.
• Pro Max: 999 € pro Monat – 600 Berichte, Unternehmen mit hohem Datenaufkommen.
  Enterprise: Individuelle Preisgestaltung – White-Label-Lösungen, Priority-Support (emory.pro/pricing).

Getting Started

1. Laden Sie die App herunter: Google Play | Apple App Store
2. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an: Entdecken Sie die Funktionen mit einer 30-tägigen Testversion.
3. Passen Sie Formulare und Arbeitsabläufe an: Richten Sie Checklisten und Aufgabenverteilungen ein.
4. Starten Sie Inspektionen: Führen Sie Ihre erste digitale Inspektion mit Emory Pro durch.

Überwachen Sie den Fortschritt: Verfolgen Sie laufende Inspektionen, Korrekturmaßnahmen und die Teamleistung über Dashboards.

Zukunftsaussichten

Digitale Prüfberichte und Apps mit Checklisten für Fahrzeuginspektionen werden aufgrund der Fortschritte in den Bereichen KI, Automatisierung und IoT zunehmend zum neuen Industriestandard. Die Möglichkeit, offline zu arbeiten, sich mit der Cloud zu synchronisieren und Berichte in Echtzeit zu erstellen, sind zu den wichtigsten Faktoren geworden, die zur betrieblichen Effizienz, zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zu datengestützten Entscheidungen beitragen.

Abschließende Gedanken

Die Verwendung von Emory Pro zur Erstellung digitaler Inspektionsberichte revolutioniert die Arbeitsabläufe bei Inspektionen. Es reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, macht den Prozess genauer und liefert nützliche Erkenntnisse.

Wenn Sie bei Ihrem Inspektionsprozess weiterhin papierbasierte oder teilweise digitale Tools verwenden, ist es sicherlich an der Zeit, eine Änderung vorzunehmen.

Entscheiden Sie sich für Emory Pro – die App für Checklisten bei Inspektionsaktivitäten, die auf der Realität basieren.